Vi förklarar vad ett system inom administration är, vad det har för funktioner, hur de är sammansatta och vilka typer som finns.
Vad är ett system inom administration?
Ett system i förvaltning består av en uppsättning av processer som måste utföras av medlemmarna i en organisation för att uppnå de förutbestämda målen.
I dessa system ska de inkludera varje administrativ enhet och specificera vilken roll varje anställd har och vilka uppgifter de ska utföra för att uppnå en viss nivå av försäljning och produktion som leder till större nytta för företaget. företag.
Detta underlättar driften av organisation, gör det möjligt att kontrollera prestanda för varje anställd och utföra revisioner.
Under de senaste åren har organisationer valt specialisering av arbetare, uppdraget av burk enligt de nivåer som upptas inom hierarkin och arbetsfördelningen. Allt detta underlättar och påskyndar beslutsfattande för att uppnå organisationens mål och mål.
Vid beslutsfattande förlitar sig personalen på den information som återspeglas i ledningssystemet.
System tar hand om tre saker:
- Stödja operativa uppgifter.
- Kompilera och lagra data.
- Generera information.
Systemen består av följande delar:
- Elementet som tillhandahåller material för systemet att fungera.
- Syftet med vilket systemet bildades.
- Fenomenet som genererar förändringar: konvertera input till output.
- Respons. Den jämför resultatet med en uppsättning tidigare fastställda kriterier och förlitar sig på dessa kriterier för att kontrollera resultaten.
- Det sammanhang som systemet befinner sig i. De miljö interagerar med systemet ständigt.
Typer av ledningssystem
Inom företag finns följande typer av ledningssystem:
- Processkontroll företag. System som styr affärsprocesser och adresserar fysiska och industriella processer.
- Transaktionshantering. Datoriserade system som används på de grundläggande nivåerna i organisationshierarkin (på operativ nivå). De dagliga transaktionerna som möjliggör driften av organisationen registreras i dem.
- Stöd i beslutsfattande. Datorbaserade system som kommer att användas av en eller flera specifika chefer. Öst informationssystem datoriserade fungerar som ett stöd för beslutsfattande kring ett problem som måste lösas.
- Information om förvaltning. Dessa system samlar in information från olika källor och bearbetar den sedan till statistik, rapporter eller något annat användbart format. Denna information används av arbetsledare och chefer som råmaterial för att fatta beslut relaterade till ledningen av företaget.
- Affärssamarbete. Dessa system är bland de mest använda och hjälper organisationens chefer att kontrollera informationsflöde inomhus. Dessa inkluderar multimediasystem, filöverföring eller e-post.
- Verkställande information. De är de system som ger extern och intern information till högre chefer för att fatta beslut. De är lätta och snabba att komma åt och presenterar informationen i grafisk form. De tillhandahåller allmän information som på ett enkelt sätt plottar verksamheten som helhet.
Beroende på deras natur kan systemen vara:
- Öppen. Det sker ett utbyte av element och information med omgivningen, och att yttre påverkan modifierar resultat, beteenden och aktiviteter. Till exempel ett företag.
- Stängd Ingen information eller element utbyts med miljö: de är slutna system mot alla typer av påverkan. Till exempel maskiner.
Andra typer av system är följande:
- Abstrakt De består av allmänna begrepp, siffror, filosofiska doktriner, hypotes, idéer, planer eller språk. Är han "programvara”.
- Betong De består av påtagliga element som utrustning eller maskiner. Är han "hårdvara”.
- Operativ. De är dedikerade till att bearbeta information (som vanligtvis är repetitiv) och att förbereda rapporter.
- Informativ. De ansvarar för att lagra och bearbeta data och används för att fatta beslut i linje med organisationens mål och mål.
- Direktörer. Det fungerar på data som inte tidigare valts eller transformerats.
Allmän teori om ledningssystem
Allmän systemteori härrör från skrifterna Ludwing von Bertalanffy (tysk biolog), publicerade på 1950- och 1960-talen. Denna teori är inte avsedd att lösa hinder eller ge praktiska lösningar. Men att veta det hjälper analys sammanhang när man fattar beslut inom en organisation.
Denna ström anser att egenskaperna hos varje system inte kan studeras som separata element, utan måste närma sig gemensamt.
Några egenskaper hos systemteorin är följande:
- Systematisk syn. Varje organisation betraktas som ett system som har fem delar: input, output, process, miljö och feedback.
- Flerdimensionell. Varje företag bemöts från en makroskopisk och mikroskopisk synvinkel. Den första tar upp det i förhållande till deras land eller gemenskap och den andra betraktar dess interna enheter.
- Dynamism. Interaktionen som sker inom företaget betraktas som en dynamisk process.
- Anpassningsförmåga. Tänk på att organisationer är adaptiva system. Om de inte använder sig av den egenskapen kommer de inte att överleva förändringarna av sammanhanget.
- Beskrivande Den syftar till att karakterisera organisationens och dess administrations kvaliteter. Plasma mål Y metoder och beskriver organisationers fenomen.
- Multikausalitet. Den anser att en händelse kan vara konsekvensen av olika ömsesidigt beroende och relaterade faktorer.
- Probabilistisk. Det erkänner han variabler de kan analyseras prediktivt, inte baserat på säkerhet.