Vi förklarar vad en handlingsplan är i näringslivet, dess funktion och egenskaper. Även hur man gör en handlingsplan.
Vad är en handlingsplan?
I näringslivet är en handlingsplan eller strategisk plan känt som ett administrativt eller ledningsverktyg, genom vilket en organisation (eller, ibland, en individ) kartlägger den bästa vägen mot att uppnå hans mål. Dessa är fullständiga och detaljerade planer, på olika nivåer, där specifika mål bestäms, de resurser som krävs för att de ska kunna uppfyllas och slutligen de aktiviteter som krävs för att förverkliga dem.
Det bästa sättet att förstå en handlingsplan är som en färdplan, det vill säga en diagram hur man når mål Förslag: precis som det finns flera vägar för att nå en destination, är det också möjligt att välja olika vägar för att uppfylla organisationens mål.
Vikten av dessa typer av verktyg är att de organiserar insatser och tillåter adekvat planering, vilket minskar felmarginalerna och det potentiella slöseriet med energi och resurser.Dessutom överensstämmer dessa planer med premissen att segmentera ett större problem i små och uppnåeliga mål, oavsiktligt röra sig mot det globala målet och undvika förlamning.
Egenskaper för en handlingsplan
Det finns inget enskilt sätt att göra handlingsplaner, eftersom de vanligtvis är anpassade till varje organisations situation och behov. Men i mycket allmänna termer kännetecknas varje handlingsplan av:
- Baserat på de definierade målen föreslår den en möjlig väg (eller flera) mot Framgång (långsiktig), bryta ner det i mindre enheter och uppnås på kort och medellång sikt.
- Den måste ha en hög detaljnivå när det gäller beskrivningen av de åtgärder som är nödvändiga för att uppnå målet: nödvändiga resurser, beräknad tid, prioriterade uppgifter etc.
- Den är specifik, i den mån den svarar på en given situation; Skulle den verkliga bilden förändras i någon mån behöver även handlingsplanen ändras. Annars kommer du att vara inom området improvisation och oförutsedda händelser.
- Det åtföljs vanligtvis av grafiska eller visuella representationer, som t.ex flödesscheman, system, organisationsscheman, etc.
Hur gör man en handlingsplan?
Även om det inte finns något enskilt sätt att utveckla en handlingsplan, är det möjligt att dela upp den i sex huvudsteg som måste genomföras för att handlingsplanen ska bli framgångsrik. Och dessa är:
- Definiera korrekt mål. Ordspråket säger att vinden aldrig blåser till förmån för dem som inte känner till sitt öde. Det betyder att om vi inte vet vad vi vill uppnå kommer det att vara omöjligt att verkligen nå framgång. Så att utgångspunkten för varje handlingsplan alltid ska vara att sätta upp uppnåbara, konkreta och specifika mål på lång, medellång och kort sikt.
- Höj och välj strategier. Det finns många möjliga vägar mot samma mål och för att välja den som bäst passar våra behov, våra rytmer och våra resurser måste vi först överväga alla möjliga vägar. När räkningen är klar kan vi gradvis kassera de som inte är användbara eller som inte är genomförbara, tills vi hittar vår mest lämpliga strategi.
- Definiera uppgifterna och rangordna dem. En strategi är inget annat än en möjlig väg, det vill säga en väg som beskrivs i det abstrakta, och som när den omsätts i praktiken kommer att resultera i en uppsättning specifika uppgifter. Dessa uppgifter sträcker sig från att skaffa de saknade resurserna, organisera och använda dem, till den revision eller kontroll som är nödvändig för beslutsfattande. Det kommer att vara viktigt att definiera vilka uppgifter som krävs för att följa strategin och sedan rangordna dem som brådskande, viktiga och vanliga.
- Gör ett Gantt-diagram. Detta verktyg, även känt som "Gantt-diagrammet", hjälper dig att definiera start- och sluttider för varje uppgift, samt de tidsperioder som krävs för granskning. Ingen uppgift kan trots allt skjutas upp på obestämd tid.
- Utnämna ledare och ansvarsfull. Varje organisation innebär en hierarki, det vill säga en kedja av chefer som ska samordna och driva varje uppgift framåt. Det handlar inte om att utse chefer, lika mycket som att delegera befogenheter så att det inte finns några ”flaskhalsar” som bromsar beslutsfattandet.
- Utför planen. Det sista kapitlet i varje plan är förstås att börja jobba. Detta innebär att man inte bara följer det som fastställts i planen, utan också genom styr- och tillsynsdynamik granska att den utformade planen har varit korrekt, och om den inte är det, att kunna korrigera den i tid.